Žodis „hakatonas“ daugeliui vis dar skamba kaip kažkas iš IT pasaulio — naktis prie kompiuterių, energetiniai gėrimai ir prototipas iki ryto. Realybėje šiandien tai vadybos įrankis, kurį gamybos, paslaugų ir viešojo sektoriaus organizacijos naudoja tada, kai įprastas procesas problemos neišsprendė.
Šiame straipsnyje aptariame, kas yra hakatonas, kaip jis vyksta, kokią naudą duoda organizacijai ir — svarbiausia — kas skiria hakatoną, po kurio gimsta įgyvendinami sprendimai, nuo hakatono, po kurio lieka gražios skaidrės.
Kas yra hakatonas?
Hakatonas — tai intensyvus, dažniausiai 1–3 dienų renginys, kuriame skirtingų kompetencijų darbuotojų komandos kuria sprendimus konkrečiam iššūkiui: sprendžia įmonės problemą, kuria inovaciją arba įgyvendina kūrybinį projektą. Renginio pabaigoje kiekviena komanda pristato savo sprendimą, koncepciją ar prototipą, o juos įvertina teisėjų komisija.
Pavadinimas kilęs iš dviejų žodžių — hack (kūrybiškai spręsti, „pralaužti“) ir marathon (maratonas). Iš čia ir esmė: griežtai ribotas laikas plius susitelkimas į vieną klausimą.
Nuo įprastų dirbtuvių hakatoną skiria trys dalykai: komandos dirba lygiagrečiai ir konkuruodamos, rezultatas vertinamas pagal iš anksto paskelbtus kriterijus, o po renginio kiekvienas sprendimas gauna savininką ir sprendimo terminą. Be šių trijų dalykų tai tiesiog idėjų sesija.
Iš kur kilo hakatonai ir kodėl jie paplito už IT ribų?
Formatas gimė programuotojų aplinkoje, kur jis sprendė labai konkrečią problemą: kaip per trumpą laiką patikrinti idėją, kurios niekas neturi laiko tikrinti kasdieniame darbe. Principas pasirodė universalus, tad hakatonai greitai išplito į kitus sektorius.
Priežastis paprasta. Bet kurioje organizacijoje yra klausimų, kurie „per svarbūs, kad pamirštum, bet per dideli, kad imtumeisi“ — ir jie metų metus keliauja iš vienos darbotvarkės į kitą. Hakatonas tokiam klausimui skiria tai, ko įprastas procesas neduoda: nedalomą laiką, mišrią komandą ir leidimą klysti.
Šiandien formatą sėkmingai taiko gamybos, paslaugų, logistikos ir viešojo sektoriaus organizacijos. Hakatonas tinka bet kur, kur reikia šviežio žvilgsnio į procesus, produktus ar vidinę kultūrą.
Kokios būna hakatonų rūšys?
Skirstoma pagal tris požymius, ir kiekvienas jų keičia renginio pobūdį:
- Vidinis arba atviras. Vidiniame dalyvauja tik įmonės darbuotojai — tada rezultatai paprastai lieka įmonei, o pasiruošimas paprastesnis. Atvirame dalyvauja išorės komandos, studentai ar partneriai: gaunama daugiau įvairovės, bet intelektinės nuosavybės ir dalyvavimo sąlygos turi būti paskelbtos iš anksto.
- Trukmė. Viena para, dvi darbo dienos arba trys dienos. Ilgesnis renginys neduoda proporcingai geresnio rezultato — jis tik didina logistikos ir mentorių poreikį.
- Formatas. Gyvai, nuotoliu arba mišriai. Gyvas formatas stipriai lenkia kitus tada, kai komandos sudarytos iš skirtingų padalinių žmonių, kurie kasdien nedirba kartu.
Atskirai verta paminėti apimtį: hakatonas veikia nuo trijų komandų. Mažiau — nebelieka ko lyginti, o vertinimas praranda prasmę.
Kaip vyksta hakatonas?
Tipinė eiga atrodo taip:
- Atidarymas ir iššūkio pristatymas. Komandos sužino klausimą, gauna duomenis ir vertinimo kriterijus.
- Komandų darbas. Pagrindinė renginio dalis. Komandos juda nuo problemos prie patikrinamos idėjos, dažniausiai taikydamos „design thinking“ ir kliento kelionės žemėlapį.
- Mentorių raundai. Mentoriai lankosi pas komandas ir kreipia jas klausimais, ne atsakymais — tai principinis dalykas: mentorius, kuris pasiūlo sprendimą, atima iš komandos autorystę.
- Pristatymai. Kiekviena komanda turi vienodą laiką, dažniausiai penkias minutes.
- Vertinimas ir apdovanojimas. Teisėjai vertina pagal paskelbtus kriterijus su svoriais.
Teisėjų sudėtis nėra formalumas — ji turėtų atspindėti sprendimo kelią: verslo savininkas, technologijos žmogus ir klientas arba jo atstovas. Jei komisijoje sėdi tik vadovai, laimi geriausiai pristatyta idėja, o ne geriausiai įgyvendinama.
Vertinimo kriterijus dalyviai turi gauti prieš renginį. Kriterijai, pasakyti tik teisėjams, hakatoną paverčia loterija — o kitais metais tai matyti iš registracijos skaičiaus.
Kas lemia, ar hakatonas duos sprendimų, ar demonstracijų?
Beveik viską lemia vienas etapas, vykstantis gerokai prieš renginį — iššūkio išgryninimas. Gerą iššūkį galima patikrinti pagal keturis kriterijus:
- Savininkas. Yra vadovas, kuris po renginio priims sprendimą dėl rezultato.
- Duomenys. Komandos gaus informaciją, su kuria realiai galės dirbti.
- Reali apimtis. Klausimas toks, kurį įmanoma pastumti per parą ar dvi.
- Matas. Iš anksto aišku, pagal ką atpažinsime gerą sprendimą.
Iššūkis, kuriam trūksta bent vieno iš keturių, duoda demonstracijas, o ne sprendimus. Tai dažniausia hakatonų nesėkmės priežastis, ir tai vienintelis etapas, kurio trumpinti neverta niekada — net tada, kai renginio data jau paskelbta.
Iš to seka praktinė taisyklė: hakatonas pradedamas ne nuo datos, o nuo klausimo, į kurį renginys turi atsakyti.
Kokią naudą hakatonas duoda organizacijai?
Nauda yra dvejopa, ir antroji dažnai pasirodo vertingesnė už pirmąją.
Sprendimai. Per labai trumpą laiką atsiranda kelios alternatyvos klausimui, kuris iki tol judėjo lėtai arba nejudėjo visai. Net neigiamas atsakymas turi vertę: „šis kelias neveikia“ per dvi paras yra nepalyginamai pigiau nei tas pats atsakymas po pusės metų projekto.
Žmonės. Hakatonas yra vienas stipriausių įrankių darbuotojų įgalinimui. Kai žmonės pamato, kad jų idėja gali tapti realybe per parą, pasikeičia jų požiūris į tai, kas organizacijoje apskritai įmanoma. Auga vidinis verslumas, stiprėja bendradarbiavimas tarp skyrių, o įsitraukimas pakyla ne dėl paskelbtos iniciatyvos, o dėl patirties.
Šalutinis, bet dažnai pastebimas rezultatas — organizacija pamato savo procesus kito padalinio akimis. Mišri komanda per parą randa tai, ko atskirai dirbantys skyriai nemato metų metus.
Kodėl hakatonų idėjos lieka pristatymo skaidrėse?
Hakatonai žlunga ne renginio dieną, o kitą pirmadienį. Renginys baigiasi pakilia nuotaika, komandos grįžta prie kasdienių darbų, sprendimų savininkai neapibrėžti, terminų nėra — ir po mėnesio niekas nebeprisimena, kuri idėja laimėjo.
Todėl perdavimas turi būti suplanuotas kaip renginio dalis, o ne kaip priedas. Praktiškai tai reiškia tris dalykus:
- kiekvienas laimėjęs ir kiekvienas perspektyvus sprendimas gauna savininką;
- gauna sprendimo terminą — rekomenduojama dvi savaitės;
- gauna aiškų atsakymą: imame, atidedame arba atmetame, su priežastimi.
Atsakymą privalo gauti ir nelaimėjusios komandos. Tylus nutylėjimas kainuoja daugiau nei „ne“: kitą kartą geriausi žmonės tiesiog neužsiregistruos.
Verta žinoti ir tai, kad praktikoje dažniausiai laimi ne efektingiausia idėja, o mažiausiai pastebima, bet įgyvendinama per mėnesį. Būtent todėl vertinimo kriterijuose įgyvendinamumas turi turėti savo svorį.
Kada hakatono rengti neverta?
Formatas nėra universalus, ir sąžininga tai pasakyti iš anksto. Hakatonas netinka bent trimis atvejais:
- Atsakymas jau žinomas. Jei belieka jį įgyvendinti, tai projektas, ne hakatonas.
- Sprendimui būtina ilga integracija ar duomenys, kurių per parą negausite. Komandos tada dirbs su prielaidomis, o rezultatą teks tikrinti iš naujo.
- Nėra vadovo, pasiruošusio priimti sprendimą po renginio. Be jo geriausias įmanomas rezultatas yra geros nuotaikos diena.
Jei atpažįstate savo situaciją bent viename iš trijų punktų, verta rinktis kitą formatą — struktūruotą problemų sprendimą, procesų peržiūrą arba įprastą projektą.
Nuo ko pradėti?
Jei svarstote hakatoną savo organizacijoje, naudinga eiti šia tvarka:
- Surašykite klausimus, kurie „per svarbūs pamiršti, bet per dideli imtis“. Paprastai jų atsiranda 5–10.
- Patikrinkite kiekvieną pagal keturis kriterijus — savininkas, duomenys, reali apimtis, matas. Liks 1–3.
- Tik tada rinkitės datą ir formatą. Tipinė trukmė nuo starto iki perdavimo — 6–10 savaičių, iš kurių didžioji dalis tenka pasiruošimui.
- Iš karto susitarkite, kas vyksta po renginio — kas priima sprendimus ir per kiek laiko.
Pasiruošimą galima suspausti iki keturių savaičių, bet trumpinamas būna būtent tas etapas, kuris lemia rezultatą.