Nepriklausomai nuo veiklos srities, kiekviena organizacija vykdo procesus ir diegia projektus. Ir dažnai šias dvi kategorijas painioja – o painiava kainuoja: procesai valdomi kaip projektai, projektai vykdomi „kaip visada”, ir nei vieni, nei kiti neduoda laukiamų rezultatų.
Kas yra projektas?
Projektas – laikina veikla su aiškia pradžia ir pabaiga, orientuota į unikalaus tikslo pasiekimą. Pavyzdžiai: naujos verslo valdymo sistemos diegimas, gamybos linijos paleidimas, naujo produkto sukūrimas, KPI stebėsenos sistemos įdiegimas.
Projektui būdinga:
- Laikinumas – projektas turi pradžią ir pabaigą; pasiekus tikslą, jis uždaromas.
- Unikalumas – kuriamas rezultatas, kurio organizacija anksčiau neturėjo.
- „Geležinio trikampio” principas – projektą riboja trys tarpusavyje susiję dydžiai: laikas + kaštai + apimtis. Pakeitus vieną, keičiasi ir kiti: išplėtus apimtį, ilgėja terminas arba auga biudžetas. Tai pagrindinis projekto kompromisų valdymo įrankis.
- Rizikų valdymas – kadangi kuriama kažkas nauja, neapibrėžtumas didelis, todėl rizikas reikia identifikuoti ir valdyti sąmoningai.
Kas yra procesas?
Procesas – besikartojanti, neterminuota veikla, transformuojanti įvestį (idėją, žaliavas, informaciją) į rezultatą. Pavyzdžiai: užsakymų vykdymas, sąskaitų apmokėjimas, naujų darbuotojų įvedimas, klientų aptarnavimas.
Procesui būdinga:
- Pasikartojimas – tas pats procesas vykdomas šimtus ar tūkstančius kartų.
- Standartizacija – proceso vertė kyla iš nuspėjamumo: kiekvieną kartą tas pats kokybės lygis.
- Brandos lygiai – procesų valdymo branda matuojama lygiais nuo 1 iki 5: nuo chaotiško „kiekvienas daro savaip” iki nuolat matuojamo ir tobulinamo proceso.
Esminiai skirtumai
| Projektas | Procesas | |
|---|---|---|
| Trukmė | Baigtinis | Neterminuotas |
| Tikslas | Unikalus | Pakartojamas |
| Pokytis | Inovacija | Standartizacija |
| Sėkmės matas | Laikas, biudžetas, apimtis | Stabilumas, kokybė, efektyvumas |
| Valdymo būdas | Projektų valdymo metodikos (Waterfall, Agile) | Procesų valdymas (BPM) |
Paprastas testas: jei veikla kada nors „baigsis” pasiekus rezultatą – tai projektas. Jei ji kartosis tol, kol egzistuoja verslas – tai procesas.
Kaip projektai ir procesai susiję?
Įdomiausia, kad šios dvi kategorijos nuolat pereina viena į kitą:
- Projektas dažnai keičia procesą. Tipinis projekto tikslas – patobulinti ar sukurti procesą: pavyzdžiui, AS-IS į TO-BE transformacija vykdoma kaip projektas, o jo rezultatas – naujas kasdienis procesas.
- Procesai gimdo projektus. Stebint proceso rodiklius pastebima sisteminė problema – jai spręsti inicijuojamas projektas.
- Projektų valdymas pats yra procesas. Brandžiose organizacijose projektų inicijavimas, planavimas ir priežiūra vyksta pagal standartizuotą tvarką.
Todėl verslas turi dvi kojas – projektų ir procesų valdymą. Šlubuojant bet kuriai iš jų, organizacija juda lėčiau: be projektų nėra pokyčių, be procesų nėra stabilumo.
Dažniausia klaida: valdyti viena sistema
Daugelio organizacijų klaida – bandyti valdyti procesus projektų metodais arba atvirkščiai:
- Kai procesas valdomas kaip projektas, kiekvienas užsakymas tampa „ypatingu atveju” su atskirais susitikimais ir sprendimais – švaistomas laikas tam, kas turėtų vykti standartiškai.
- Kai projektas valdomas kaip procesas, unikali veikla grūdama į rutinos rėmus: be aiškaus tikslo, be terminų, be rizikų vertinimo – ir projektas „plaukia” metų metus.
Reikia dviejų skirtingų valdymo sistemų: projektams – projektų valdymo metodika (Waterfall, Agile ar hibridinis modelis), procesams – procesų valdymas (BPM). Ir aiškaus susitarimo organizacijoje, kas yra kas.