Vien proceso nubraižymas BPMN notacija leidžia pamatyti neefektyvias vietas, besidubliuojančius darbus. Tačiau didžiausia vertė – pereinant nuo esamos situacijos (AS-IS) prie būsimos (TO-BE). Tai ir yra procesų valdymo esmė: ne dokumentuoti tai, kas yra, o kryptingai kurti tai, kas turi būti.
Kas yra AS-IS ir TO-BE?
AS-IS – esamos situacijos proceso žemėlapis, rodantis, kaip iš tikrųjų dirbama dabar. Ne kaip parašyta procedūroje ir ne kaip įsivaizduoja vadovas – o kaip realiai vyksta darbas su visais apėjimais, laukimais ir „šešėliniais” Excel failais.
TO-BE – būsimas, optimizuotas proceso modelis: kaip procesas turi veikti, kad kurtų daugiau vertės su mažiau švaistymo.
Transformacija nuo AS-IS prie TO-BE yra procesų tobulinimo šerdis: tik žinodami, kur esame, galime pagrįstai nuspręsti, kur eiti.
5 žingsniai
1. Giliai išanalizuokite AS-IS
Naudokite kelis metodus vienu metu – kiekvienas atskleidžia skirtingą tiesos dalį:
- Interviu su proceso dalyviais – žmonės papasakoja tai, ko nesimato schemose.
- Procesų braižymo dirbtuvės su komanda – bendras braižymas iškelia „AHA!” momentus ir pilkas atsakomybių zonas.
- Statistinių duomenų ir klientų skundų analizė – faktai parodo, kur problema kartojasi sistemiškai.
- GEMBA – proceso stebėjimas tiesiogiai darbo vietoje.
Svarbiausia: nenuskubėti į sprendimus. Jei neturėsime pilno vaizdo – praslysime paviršiumi ir gydysime simptomus, o ne priežastis.
2. Nustatykite tikslą ir prioritetus
Susiaurinkite apimtį – fokusuokitės į patobulinimus, kurie duos didžiausią naudą. Neįmanoma (ir nereikia) tobulinti visko iš karto: išsirinkite proceso vietas, kuriose švaistymo daugiausia arba kurios labiausiai skaudina klientą. Aiškiai apibrėžkite, ką laikysite sėkme – geriausia per konkrečius rodiklius: proceso trukmė, klaidų skaičius, rankinio darbo apimtis.
3. Modeliuokite TO-BE su perspektyva
Galvokite apie 2–3 metų perspektyvą, ne tik apie rytojų. Leiskite komandai išsakyti visas idėjas – „think big”. Šiame etape necenzūruokite pasiūlymų „pas mus taip nebus” argumentu: dalis drąsių idėjų vėliau taps greitomis pergalėmis, o dalis – ilgalaikio plano gairėmis.
TO-BE modelis turi būti ambicingas, bet įgyvendinamas: pagrįstas realiais resursais ir technologinėmis galimybėmis, ne fantazija.
4. Sudarykite veiksmų planą
Suskirstykite pokyčius į dvi grupes:
- Greitos pergalės – ką galima pakeisti greitai, be didelių investicijų: perteklinio suderinimo atsisakymas, atsakomybės patikslinimas, šablono sukūrimas. Jos svarbios ne tik dėl efekto – jos parodo komandai, kad pokyčiai realūs, ir palaiko įsitraukimą.
- Ilgalaikis planas – IT patobulinimai, struktūriniai pokyčiai, pasiruošimas sistemų diegimui. Šiems pokyčiams kuriami projektai su atsakingais asmenimis ir terminais.
5. Stebėkite įgyvendinimą
Periodiniai susitikimai su komanda: kas įgyvendinta, kas stringa, ką rodo rodikliai. Be stebėsenos TO-BE modelis lieka gražiu paveikslu – realybė pati savaime prie jo nepriartės. O įgyvendinus planą ciklas nesibaigia: naujasis procesas tampa nauju AS-IS, kurį po kurio laiko vėl verta peržiūrėti pagal PDCA principą.
Dažniausia klaida: TO-BE be AS-IS
Praktikoje neretai norima praleisti pirmą žingsnį – „mes ir taip žinome, kaip pas mus viskas vyksta, braižykime iš karto ateitį”. Deja, būtent AS-IS analizėje išlenda nematomi žingsniai ir tikrosios problemų priežastys. TO-BE, sukurtas be tikro esamos situacijos vaizdo, sprendžia įsivaizduojamas problemas – ir diegiant jį realybė kaskart „netikėtai” priešinasi.