Kodėl svarbu apibrėžti roles ir atsakomybes kuo anksčiau – tiek organizacijoje, tiek projektuose – kai tik rolė sukuriama? Ar galima laukti, kol komandose savaime susiformuos darbų pasiskirstymas?
Laukti, kol tai nutiks savaime – labai brangus sprendimas. Be to, skirtingose komandose gali susiformuoti skirtingos praktikos, priklausomai nuo asmenybių ir žmonių pozicijų: stipresnio charakterio žmonės „prisiima” daugiau įtakos (nebūtinai daugiau atsakomybės), o dalis darbų lieka niekieno žemėje.
Kuo kainuoja neapibrėžtos rolės?
Praktikoje projektuose su neaiškiomis rolėmis matome tuos pačius simptomus:
- Dvigubas darbas – du žmonės daro tą patį, nes abu manė, kad tai jų užduotis.
- Niekieno darbas – užduotis nepadaryta, nes visi manė, kad ją daro kažkas kitas.
- Sprendimų vilkinimas – neaišku, kas turi teisę nuspręsti, todėl klausimai keliauja ratais.
- Konfliktai ir įtampa – nesutarimai dėl „kieno čia darbas” virsta asmeniniais nesutarimais.
- Perdegimas – atsakingiausi žmonės tempia viską, ko niekas neprisiėmė.
Kiekvienas iš šių simptomų projekto pradžioje kainuoja valandas, o įpusėjus – savaites ir sugadintus santykius. Kuo vėliau rolės apibrėžiamos, tuo brangiau kainuoja jų perdalinimas.
NUPP principas: būkite proaktyvūs
NUPP (angl. Nearly Universal Principles of Projects – beveik universalūs projektų principai) teigia: būkite proaktyvūs. Apibrėžkite roles ir atsakomybes kuo anksčiau, tačiau nebijokite jų adaptuoti ir keisti, kai tik atsiranda poreikis.
Svarbūs abu šio principo dėmenys:
- Anksti – rolės apibrėžiamos projekto pradžioje, o ne tada, kai jau kilo konfliktas.
- Adaptyviai – rolių apibrėžimas nėra akmenyje iškaltas dokumentas. Projektui keičiantis, keičiasi ir atsakomybės – svarbu tai daryti sąmoningai ir garsiai, o ne tyliai „savaime”.
Tai sukuria sąlygas efektyviau dirbti ir susitelkti į savo užduotis – vietoj nuolatinio svarstymo, kas ką turi atlikti. Be to, sukuria komfortiškesnę, emociškai stabilesnę darbo aplinką.
Praktinis įrankis: RACI matrica
Paprasčiausias ir plačiausiai naudojamas įrankis rolėms apibrėžti – RACI matrica. Kiekvienai užduočiai ar sprendimui priskiriami keturi vaidmenys:
- R (Responsible) – atlieka. Kas realiai daro darbą. Gali būti keli.
- A (Accountable) – atsako. Kas galiausiai atsakingas už rezultatą ir priima sprendimą. Visada vienas žmogus – tai svarbiausia RACI taisyklė.
- C (Consulted) – konsultuoja. Su kuo tariamasi prieš sprendimą; komunikacija dvipusė.
- I (Informed) – informuojamas. Kas informuojamas apie rezultatą; komunikacija vienpusė.
Sudarant matricą, projekto užduotys surašomos eilutėse, komandos nariai – stulpeliuose, o langeliuose pažymimi vaidmenys. Jau pats pildymas iškelia vertingas diskusijas: kur du „A” (dviguba valdžia), kur nė vieno „R” (niekieno darbas), kur per daug „C” (sprendimai skęsta derinimuose).
Keli patarimai iš praktikos:
- Pildykite matricą kartu su komanda, ne už komandą – susitarimas, kurį žmonės patys kūrė, veikia; primestas – ne.
- Nedetalizuokite iki absurdo: RACI reikalinga svarbiausioms užduotims ir sprendimams, ne kiekvienam el. laiškui.
- Peržiūrėkite matricą projekto etapų sandūrose – būtent ten atsakomybės dažniausiai pasislenka.
Ne tik projektuose
Tas pats principas galioja ir nuolatinei veiklai: procesų aprašymuose kiekvienas žingsnis turi turėti aiškų atsakingą. Neapibrėžtos atsakomybės procesuose sukuria tas pačias „pilkąsias zonas”, kurias matome projektuose – tik jos kartojasi kasdien.
Klausimas komandoms: ar jūsų komandoje kiekvienas žino savo tikslią rolę ir atsakomybes? Ar tai dokumentuota? Jei abejojate – pabandykite su komanda užpildyti RACI matricą vienam einamam projektui. Rezultatai dažnai nustebina.