Procesų valdymo diegimas reikalauja nuodugnios analizės, planavimo ir bendradarbiavimo. Tai nėra savaitgalio projektas – bet tai viena iš investicijų, kurios naudą organizacija jaučia kasdien dar daugelį metų.
Kodėl apsimoka?
Įmonės, kuriose įdiegtas procesinis valdymas:
- lengviau įveda naujus darbuotojus – procesai aprašyti, nereikia „gaudyti žinių iš oro”;
- pasiekia didesnį darbo pamainumą – žmonės gali pavaduoti vieni kitus;
- greičiau reaguoja į rinkos pokyčius – aiškūs procesai keičiami greičiau nei nerašyta tvarka;
- sėkmingiau integruoja pokyčius ir IT sistemas – nes žino, ką skaitmenizuoja;
- sumažina klaidų ir „pilkųjų zonų”, kuriose atsakomybė priklauso visiems ir niekam.
7 žingsniai
1. Supažindinkite vadovus
Akcentuokite naudas, tempus, kelionę. Be vadovų palaikymo procesų valdymas lieka entuziastų iniciatyva, kuri užgęsta susidūrusi su pirmu prioritetų konfliktu. Vadovai turi suprasti: tai ne dokumentacijos projektas, o valdymo būdo pokytis, trunkantis nuo 6 mėnesių iki 2 metų.
2. Pasirinkite technologijas
Informacinės sistemos, braižyklės, repozitoriumai. Įrankis turi atitikti organizacijos brandą: pradžiai užtenka paprastos braižyklės ir sutartos saugojimo vietos – svarbiau, kad procesus būtų lengva rasti ir atnaujinti, nei kad įrankis mokėtų viską.
3. Atlikite veiklos analizę
Nustatykite procesus, priskirkite atsakingus asmenis. Susidėliokite bendrą procesų žemėlapį: pagrindiniai (vertę kuriantys), valdymo ir palaikymo procesai. Kiekvienam procesui – savininkas, kuris atsakys už jo aktualumą ir tobulinimą.
4. Įtraukite suinteresuotus asmenis
Išdiskutuokite procesų architektūrą su tais, kurie procesuose realiai dirba. Tai ne mandagumo gestas, o kokybės sąlyga: darbuotojai žino niuansus, kurių nesimato iš vadovo pozicijos.
5. Įvertinkite esamą situaciją
Procesų branda, esami dokumentai, pokyčio trukmė. Dalis procesų gal jau aprašyta – nekurkite iš naujo to, ką užtenka atnaujinti. Įsivertinkite realiai: kiek laiko ir žmonių resursų galite skirti.
6. Detaliai aprašykite procesus
Žingsnius, atsakomybes, resursus, sistemas. Ir čia prasideda įdomiausia dalis – procesų braižymo dirbtuvės.
Braižymo sesijose gimsta „AHA!” momentai. Vedant procesų analizės sesijų ciklus nuolat stebime, kiek daug kūrybos ir supratimo kibirkščių slypi pačiame braižyme, kai darbuotojai patys piešia proceso srautus:
- Atsiranda „gyvatės” ir „kardiogramos” – akivaizdžiai matosi, kur procesų srautas tampa chaotiška gyvate, keliaujančia tarp skyrių be logikos.
- Išryškėja pilkosios zonos – neaiškios atsakomybės ir persidengiančios veiklos, kurios verčia komandas gaišti laiką.
- Kyla vertingiausi klausimai: „Kodėl mes tai darome būtent taip?”, „O kas būtų, jei…?” – tai tikrasis pokyčių variklis.
Ir svarbiausia – žmonėms tai patinka. Jie jaučia, kad patys kuria pokyčius, o ne tik vykdo nurodymus. Procesų aprašymas, padarytas kartu su komanda, tampa komandos nuosavybe – o ne konsultanto dokumentu segtuve.
7. Identifikuokite neefektyvias vietas
Inicijuokite tobulinimo projektus. Nubraižyti procesai iš karto parodo dubliavimą, perteklinius suderinimus, rankinio darbo salas. Iš šių pastebėjimų formuojamas tobulinimo planas: greitos pergalės įgyvendinamos iš karto, didesniems pokyčiams kuriami projektai.
Diegimas baigtas. Kas toliau?
Svarbu suprasti: septintas žingsnis nėra pabaiga. Procesai turi likti gyvi – reguliariai peržiūrimi, atnaujinami, tobulinami pagal PDCA ciklą. Procesas, kuris po aprašymo padedamas į segtuvą ir pamirštamas, per metus tampa fikcija, o organizacija grįžta prie darbo „kaip visada”.