Idealiame pasaulyje IT diegėjas sustabdytų klientą: „Pirma susitvarkykite procesus, tik tada diegsime sistemą.” Ir ši logika versle pamažu tampa norma.
Technologija – įrankis konkrečiai problemai spręsti, o ne savitikslis dalykas. Tačiau praktikoje nuolat matome tą patį scenarijų: neapibrėžti procesai, susipynusios atsakomybės, „šešėliniai” Excel failai. Užuot atlikę „higieną”, vadovai nusiperka brangią IT sistemą – ir tikisi, kad tvarka atsiras kartu su ja.
Realybė: sistemos nesukuria tvarkos
Jei skaitmenizuojate chaosą – gaunate labai greitą, brangų ir automatizuotą chaosą. Sistemos nesukuria tvarkos – jos tik užfiksuoja ir užrakina tai, ką jau darote. Dar blogiau: netvarka, kuri popieriuje kainavo laiko, sistemoje kainuoja pinigų, nes kiekvienas proceso pakeitimas tampa programavimo užsakymu.
Prie to prisideda ir antra problema, su kuria susidūrėme dirbdami su klientu – jų komandos narys ją taikliai pavadino „Process Blind”: kai įmonė nemato visų savo proceso žingsnių arba nesuvokia jų tarpusavio priklausomybių. Procesai „gyvena” žmonių galvose, įpročiuose ir niekur neaprašytose išimtyse. Kol viskas veikia įprastine vaga, to nesimato. Bet vos tik ateina didelis pokytis – pavyzdžiui, sistemos migracija – nematomi procesai tampa minų lauku.
Kliento atvejis: 6 mėnesiai iki migracijos
Situacija: klientas naudoja sistemą, kuri nebepalaikoma. Per šešis mėnesius – migracija į naują. Iššūkis: kaip surinkti skirtingų šalių skirtingas praktikas? Kaip dokumentuoti? Ko nepamiršti?
Procesas: naudojant BPMN 2.0 notaciją, kartu su kliento komandomis žingsnis po žingsnio vizualizavome vidinę veiklos eigą. Kai kurie etapai buvo akivaizdūs – bet dalis niekada nebuvo dokumentuoti. Braižant kilo klausimai, kurių niekas anksčiau neuždavė:
- Kas iš tikrųjų atlieka tam tikras užduotis?
- Ar procesai pakankamai optimizuoti?
- Kodėl procese atsiranda klaidos?
- Kiek sistemų dalyvauja?
Rezultatas: nubraižytas procesas tapo pamatu diskusijoms su diegėju ir sklandaus perėjimo garantu. Diegėjas gavo ne abstrakčius pageidavimus, o tikslų veiklos žemėlapį – ir pasiūlymai iš karto atitiko realius poreikius.
Kad investicija atsipirktų: trys žingsniai
1. Identifikuokite tikrąją AS-IS situaciją
Atverskite kortas ir pamatykite, kur iš tiesų stringa darbai. Tam puikiai tinka procesų braižymo dirbtuvės su komanda: kartu nubraižytas procesas parodo ir „šešėlinius” žingsnius, ir pilkas atsakomybių zonas, kurių nesimato jokioje procedūroje.
2. Išvalykite „šiukšles”
Panaikinkite perteklinius žingsnius, dubliavimą, nereikalingus suderinimus. Kiekvienas žingsnis, kurį perkelsite į sistemą nepatikrinę, ten įsitvirtins ilgam – automatizuoti švaistymą yra pats brangiausias būdas jį išsaugoti.
3. Tik tada taikykite technologiją
Sprendimą, įgalinantį jau sutvarkytą procesą veikti dar greičiau. Šioje sekoje IT sistema tampa tuo, kuo ir turi būti – stipriu įrankiu, aptarnaujančiu aiškią verslo logiką.
IT turi tarnauti verslo logikai, o ne atvirkščiai
Ši seka – procesai, tada technologija – naudinga ne tik diegiant ERP ar migruojant tarp sistemų. Ji galioja kiekvienam skaitmenizacijos žingsniui: nuo dokumentų valdymo iki automatizavimo ar dirbtinio intelekto sprendimų. Kuo galingesnis įrankis, tuo brangiau kainuoja į jį įkeltas chaosas.