Šiuolaikiniame verslo pasaulyje vis garsiau kalbama apie verslo strategiją ir strateginį valdymą. Tačiau ar visi teisingai supranta, kas tai yra ir kaip ją įgyvendinti?
Stipri verslo strategija – tai jūsų įmonės kelias į sėkmę. Strateginė sesija – tai kompasas, vedantis teisingu keliu ir padedantis įvertinti visus galimus maršrutus bei parinkti optimaliausią. Nuo ko pradėti ir kaip efektyviai sukalibruoti šį įrankį pagal jūsų įmonės poreikius ir vertybes?
Šiame straipsnyje pateikiame svarbiausias strateginės sesijos naudas ir pagrindinius jos organizavimo principus.
Strateginių sesijų reikšmė
Strateginės sesijos – tai struktūrizuoti susitikimai ar renginiai, kurių metu įmonės vadovai susitinka su savo komandomis, kad apžvelgtų praėjusio laikotarpio rezultatus, apibrėžtų įmonės ateitį ir sukalibruotų pastangas reikalingoms strateginėms iniciatyvoms įgyvendinti.
Sėkmingas strateginis valdymas prasideda nuo aiškaus verslo strategijos suvokimo, t. y. kokiame brandos etape yra įmonė šiuo metu ir kur nori būti ateityje. Strateginė sesija organizuojama atsižvelgiant į įmonės brandą ar poreikius, pvz.:
- Įmonė, kuri pirmą kartą formalizuoja savo strategiją, turėtų pradėti nuo įmonės identiteto, vizijos, misijos ir vertybių apibrėžimo.
- Didesnės vadybinės brandos įmonės, kurios minėtus punktus jau yra išsigryninusios, strateginės sesijos metu aktualizuoja strategines iniciatyvas, vertina rizikas, grynina tikslus, planuoja biudžetą, kalibruoja padalinių veiklą.
Svarbiausios strateginės sesijos naudos
Dažniausiai sėkmė nėra atsitiktinė – tai nuoseklaus ir konstruktyvaus darbo rezultatas. Tam, kad žinotume, ką daryti ir kaip pasiekti norimą rezultatą, turime turėti planą. Kokias naudas duoda reguliariai organizuojama strateginė sesija?
Įmonės brandos identifikavimas
Strateginis planavimas prasideda nuo jūsų įmonės identiteto ir brandos identifikavimo. Ar jūsų verslas yra startuolis, kupinas entuziazmo ir maksimalizmo, ar esate patyręs žaidėjas rinkoje, turintis ilgametę patirtį tam tikroje pramonės šakoje?
Pradedantiesiems verslams daug dėmesio skiriama tvirto pagrindo sukūrimui: išgryninant silpnas ir stiprias vietas, apsibrėžiant veiklos apimtis ir lūkesčius, siekiant įsitvirtinti rinkoje, apsibrėžiant tikslinį klientą. Tuo tarpu ilgametės, savo pozicijas įtvirtinusios įmonės atsineša didelę patirtį ir dažnai kompleksinį veiklos mastą – joms strategija yra tarsi kompasas, leidžiantis orientuotis ir veikti sudėtingesnėse rinkose, numatyti grėsmes, palaikyti tvarų augimą.
Įmonės, kasmet organizuodamos strategines sesijas:
- pasitikrina, ar ankstesniais metais išsikelti trumpalaikiai tikslai yra pasiekti;
- pasitikrina, ar ilgalaikiai tikslai vis dar aktualūs;
- išsikelia naujus tikslus.
Bendro vaizdo matymas
Kasdienės užduotys užima didžiąją dalį mūsų darbo laiko, todėl lengva pamesti platesnę viziją, didesnio vaizdo (angl. big picture) matymą. Įsivaizduokite, kad stovite ant kalvos ir žiūrite į besidriekiantį kraštovaizdį: matote ne tik atskirus medžius, bet ir aplink esančius miškus, upes, laukus. Panašiai per strateginę sesiją suinteresuotosios šalys gauna panoraminį jų verslo aplinkos vaizdą – giliau supranta rinkos tendencijas, konkurentų veiksmus ir atsirandančias galimybes.
Strateginės sesijos metu įmonė taip pat gali identifikuoti rizikas arba įvardinti naujas, iki tol nepastebėtas galimybes. Gebėjimas numatyti ir prisitaikyti prie verslo aplinkos pokyčių gali lemti įmonės klestėjimą. Ir priešingai – įmonė gali nuolat balansuoti ant išgyvenimo ribos, jei plaukia pasroviui, negalvodama, kas laukia už gretimo vingio.
Sklandi savininkų, vadovų ir darbuotojų tarpusavio komunikacija
Kiekvienoje sėkmingoje organizacijoje tinkama komunikacija yra tarsi klijai, laikantys procesą. Strateginė sesija yra skirta suburti savininkus ir vadovus, vadovus ir darbuotojus – padėti jiems kalbėtis, dalytis įžvalgomis, suderinti savo pastangas siekiant bendro tikslo.
Strateginėje sesijoje kiekvienas balsas yra girdimas, kiekviena perspektyva vertinama. Tai ne tik didina darbuotojų įsitraukimo jausmą, bet ir iškelia daugybę naujų idėjų. Bendro tikslo įvardijimas parodo kryptį, sutelkia dėmesį ir bendrą visų norą pasiekti šį tikslą – kai visi žygiuoja tuo pačiu ritmu bendro tikslo link, įmonės augimas ir tikslų įgyvendinimas tampa realybe.
Strateginio planavimo etapai
Strateginio planavimo procesas turi pereiti per kelis lygmenis: nuo labai tolimų, grandiozinių ir globalių įmonės siekių bei tikslų iki pat operatyvinio lygmens, kur kiekvienas darbuotojas supranta, kaip jis prisideda prie strategijos įgyvendinimo ir ką gali daryti kitaip, geriau, efektyviau jau nuo šiandien.
Pasiruošimas strateginei sesijai
Efektyvi strateginė sesija – tai ne improvizacija, o aiškų planą ir struktūrą turinti veikla. Įmonės strateginė sesija turi prasidėti nuo kruopštaus planavimo dar prieš sesijos dieną:
- Supraskite vadovybės, akcininkų ir veiklos savininkų poziciją bei lūkesčius.
- Surinkite faktus apie įmonės veiklą: rodikliai, ataskaitos, rezultatai.
- Atlikite konkurentų analizę – kaip atrodo jūsų konkurentai ir kuo jie išsiskiria rinkoje.
- Gaukite informacijos apie klientų poreikius: peržvelkite klientų apklausų (jei tokias vykdote) duomenis, atsiliepimus.
- Įvertinkite organizacijos mikroklimatą (darbuotojų apklausos).
Labai svarbu jau iki strateginės sesijos turėti gaires: suprasti, kokią įmonę norite auginti ir puoselėti, įsivertinti, kokios jūsų organizacijos vertybės ir kiek jos atliepia jūsų siekius. Pasiruošimas prieš strateginę sesiją padeda išvengti chaoso susitikimo metu. Tinkamai atlikę namų darbus jūs būsite pasiruošę argumentuotai išdėstyti savo poziciją ir įkvėpti kolektyvą patikėti kartais labai ambicingomis vizijomis ir tikslais.
Strateginės sesijos eiga
Strateginėje sesijoje vadovai susitinka su savo komanda tam, kad pasinertų į verslo strategijos planavimą, kad kiekvieno komandos nario mintys būtų išgirstos, kad būtų aptarti pasiūlymai ir ateities tikslai.
Vizija, misija ir vertybės
Įmonės vizija, misija ir vertybės – tai įmonės veiklos pagrindas, nuo kurio priklauso tolimesni tikslai ir planai. Diskusijos metu reikia apsibrėžti (arba pasitikrinti, ar nepasikeitė):
- Viziją: ko jūsų įmonė tikisi ir siekia ilgalaikėje perspektyvoje? Kaip matote savo organizacijos vystymąsi ir augimą?
- Misiją: koks jūsų organizacijos tikslas? Kokią vertę suteikiate savo klientams ir kitoms suinteresuotoms šalims?
- Vertybes: kokiais principais ir įsitikinimais pagrįsti jūsų įmonės veiksmai? Kaip norite, kad darbuotojai įkūnytų šias vertybes?
SWOT analizė
Ne ką mažiau svarbi strateginės sesijos dalis yra organizacijos stiprybių, silpnybių, galimybių ir grėsmių įvertinimas. Šiuos įmonei palankius ir nepalankius veiksnius galima efektyviai nustatyti remiantis SWOT analize (angl. Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), arba lietuviškai SSGG (stiprybės, silpnybės, galimybės, grėsmės). Tai puikus įrankis, padedantis suprasti, kas įmonei sekasi geriausiai, o ką reiktų dar patobulinti.
Strategijos generavimas
Šiame etape kartu su komanda ieškoma būdų, padėsiančių įgyvendinti įmonės tikslus, sumažinti veiklos rizikas, eliminuoti įmonės silpnybes ir išnaudoti stipriąsias puses:
- Prioritetai: kurioms iniciatyvoms teikti pirmenybę? Tikslas – pajėgumus ir išteklius paskirstyti ten, kur jie turės didžiausią poveikį.
- Veiksmų planai: kiekvienam strateginiam tikslui sukuriamas veiksmų planas, priskiriamas atsakingas asmuo.
Rizikų valdymas – tai svarbi strateginės sesijos dalis. Rekomenduojama apsvarstyti galimas rizikas, būdus, kaip jas valdyti ar sumažinti.
Efektyvus žaidimas sesijos metu: Stop / Continue / Start
Greitas organizacijos darbų auditas ir puiki priemonė išgryninti prioritetus:
- Stop – ką reikia nustoti daryti;
- Continue – ką tęsti;
- Start – ką pradėti naujo.
Strateginės sesijos apibendrinimas
Strateginė sesija tikrai nesibaigia vos uždarius susitikimo salės duris. Labai svarbu dokumentuoti visus sesijos metu priimtus sprendimus, pasiskirstyti pareigomis ir atsakomybėmis bei nustatyti tolesnį procesą, kad visos geriausios idėjos virstų realiais veiksmais.
Sprendimo priėmimas
Siekiant, kad strateginės sesijos procesas būtų sklandus, sprendimų priėmimas turi remtis surinktais faktais bei duomenimis. Ne visuomet strateginės sesijos metu yra žinoma visa sprendimui priimti būtina informacija. Dėl to strategijos gryninimo metu iš darbuotojų surinktos idėjos po sesijos būna peržiūrimos vadovų, analizuojamos ir formalizuojamos. Vieni projektai patvirtinami iš karto, kitiems inicijuojamas naudos vertinimas, treti tiesiog atmetami ar perkeliami dar kitiems metams.
Sprendimų įgyvendinimo stebėjimas
Po strateginės sesijos svarbu formalizuoti, kokiais veiksmais komanda sieks strateginių tikslų įgyvendinimo: ką stebėsime per rodiklius, kur reikės inicijuoti naujus projektus ar koreguoti jau vykdomus. Turi būti sukuriama įgyvendinimo stebėsenos ir atskaitomybės sistema. Aiškiai apibrėžiami etapai ir rodikliai, kad būtų galima efektyviai ir reguliariai vertinti veiksmų įgyvendinimą, jų nuoseklumą.
Nuo apmąstymų iki veiksmų: strateginio plano vykdymas
Pagrindinė taisyklė: strateginis planas yra tiek geras, kiek jis yra įgyvendinamas. Strateginis planas yra tarsi išsamus žemėlapis, bet vis tiek reikia patiems leistis į kelionę ir pasiekti tikslą, laiku pastebėti, kai yra nukrypstama nuo numatyto maršruto. Todėl svarbu paskirti atsakingus asmenis, nustatyti gaires ir nurodyti aiškius projektų ir užduočių terminus. Kiekvienas jūsų komandos narys turi žinoti savo vaidmenį įgyvendinant planą!
Verslo aplinka yra dinamiška, todėl gali kilti nenumatytų iššūkių. Turite būti pasiruošę prisitaikyti, pakeisti savo požiūrį, tačiau nenukrypti nuo galutinio tikslo. Visų metų eigoje vykstanti vadovų komunikacija ir gebėjimas reaguoti į rinkos pokyčius, konkurentų veiksmus užtikrina, kad jūsų strateginis planas išliks aktualus ir veiksmingas – strateginis valdymas leis jums reaguoti į naujas tendencijas, pasinaudoti atsiradusiomis galimybėmis ir apeiti galimas kliūtis dažniau nei kartą per metus.
Strateginė sesija – daugiau nei sprendimai
Sėkminga strateginė sesija – ne tik sprendimų priėmimas, bet ir šių sprendimų suderinimas su įmonės tikslais, kurie įmonės viziją paverstų realybe. Tai tarsi visų ambicijų ir tikslų sujungimas su tuo, kaip tai įgyvendinsime realybėje, atsižvelgiant į turimus resursus ir augimo planus, išliekant ištikimais savo įmonės vertybėms ir misijai.
Pradėdami savo strateginę kelionę atminkite, kad tai yra nenutrūkstamas procesas. Jūsų verslas vystysis, kaip ir jūsų strategijos. Kiekvienoje strateginėje sesijoje jūs ne tik reflektuojate praeitį, planuojate dabartį, bet ir kuriate ateitį. Strateginis valdymas prasideda nuo strateginės sesijos.