Hakatonas – tai intensyvus 1–3 dienų formatas, per kurį mišrios komandos sugeneruoja ir ištestuoja sprendimus konkrečiam, nestandartiniam iššūkiui. Procesą valdome nuo pradinės idėjos iki realaus rezultato. Išgryniname renginio tikslą bei problematiką, suformuojame ir paruošiame komandas, parenkame tinkamiausią vietą, mentorius bei teisėjus. Vedame renginį, užtikrindami, kad komandos nepasiklystų detalėse ir judėtų apčiuopiamo rezultato link. Renginį užbaigiame ne tik nugalėtojų paskelbimu, bet ir aiškiu sukurtų sprendimų perdavimu tolesniam įgyvendinimui.
Galime perimti visą organizavimą „iki raktų“ arba tik tą dalį, kurios jums labiausiai trūksta – profesionalų renginio moderavimą ir objektyvų sprendimų vertinimą.
Įrankiai, kuriuos naudojame:
- Rėmai ir pasiruošimas: aiškūs iššūkio formulavimo kriterijai, detali renginio dienotvarkė, rolių žemėlapis ir tikslinis komandų sudarymas pagal kompetencijų mišrumą.
- Kūrybinis procesas: „Design thinking“ metodika, kliento kelionės žemėlapiai, praktinių šablonų paketas komandoms ir struktūruotas mentorystės modelis.
- Vertinimas ir tęstinumas: objektyvūs vertinimo kriterijai su svoriais bei konkretus sprendimų perėmimo procesas – užtikriname, kad sugeneruotos idėjos turėtų aiškų savininką po renginio.
Kam skirtas hakatono organizavimas
- Įprasti metodai stringa: turite konkretų iššūkį, kurio standartinis procesas neišsprendė – atsakymo ieškoma ilgai ir vis tuo pačiu, nebeveikiančiu keliu.
- Reikia vidinės idėjų nuosavybės: norite, kad sprendimą sukurtų ir juo patikėtų patys darbuotojai.
- Organizacija suskaldyta: padaliniai dirba atskirai („silosuose“), nors sprendžiama problema kerta juos visus. Hakatonas tampa įrankiu skirtingoms funkcijoms sujungti.
- Kritinis greitis prieš investuojant: prieš darydami didelę investiciją į vieną kryptį, norite per kelias dienas greitai ir pigiai ištestuoti kelias skirtingas alternatyvas.
- Idėjos nepasiekia realybės: hakatoną jau esate darę anksčiau, tačiau rezultatas nuvylė – geros idėjos taip ir liko pristatymo skaidrėse, nes nebuvo sprendimų perėmimo mechanizmo.
Ką apima hakatono organizavimo paketas
1. Tikslas ir iššūkio išgryninimas
Pradedame ne nuo renginio datos, o nuo aiškaus klausimo, į kurį hakatonas turi atsakyti. Kartu su vadovais atrenkame 1–3 iššūkius ir kiekvieną patikriname pagal keturis griežtus kriterijus:
- Savininkas: ar yra vadovas, kuris po renginio priims sprendimą?
- Duomenys: ar komandos gaus realius duomenis, su kuriais dirbs?
- Apimtis: ar ji reali ir įveikiama per vieną parą?
- Sėkmės matas: ar aišku, pagal ką atpažinsime gerą sprendimą?
Iššūkis, kuriam trūksta bent vieno iš šių elementų, duoda tik gražias demonstracijas, o ne sprendimus. Tai dažniausia hakatonų nesėkmės priežastis ir vienintelis etapas, kurio niekada neverta trumpinti.
Rezultatas: 1–3 iššūkių aprašai su savininkais, duomenų prieiga ir sėkmės matu; sutarti renginio tikslai.
2. Formatas, dalyviai ir komandų formavimas
Parenkame formatą pagal jūsų tikslą: vidinis ar atviras, viena para ar dvi darbo dienos, gyvai ar mišriai. Komandas sudarome pagal kompetencijų mišrumą. Kiekvienoje komandoje turi būti žmogus, kuris pažįsta procesą, žmogus, kuris moka tai padaryti, ir žmogus, kuris atstovauja klientui. Pasirūpiname registracija ir vidine komunikacija.
Rezultatas: patvirtintas formatas, dalyvių sąrašas ir subalansuotos komandos su aiškiomis rolėmis.
3. Komandų ugdymas ir šablonų paketas
Prieš renginį komandos praeina trumpą pasiruošimą (dažniausiai – pusdienio repeticiją): mokome, kaip dirbti su iššūkiu, kaip per parą nueiti nuo problemos iki patikrinamos idėjos ir kaip pristatyti sprendimą per penkias minutes. Aprūpiname dalyvius praktiniais šablonais (darbo drobės, vertinimo lentelės, pristatymų formos ir kt.), kad renginio laikas būtų skirtas darbui, o ne formų kūrimui. Visas paketas lieka jums – kitą hakatoną galėsite surengti patys.
Rezultatas: paruoštos komandos ir pilnas, įmonėje liekantis įrankių paketas.
4. Renginys – vieta, mentoriai, teisėjai, moderavimas
Pasirūpiname visa logistika: vieta ir jos išdėstymu, maitinimu, technika ir tvarkaraščiu. Parenkame ir parengiame mentorius. Teisėjų komandą suformuojame taip, kad ji atspindėtų realų sprendimo kelią: verslo savininkas, technologijų ekspertas ir klientas (arba jo atstovas). Vertinimo kriterijus su svoriais paskelbiame dalyviams dar prieš renginį – paslėpti kriterijai paverčia hakatoną loterija, o tai tiesiogiai kerta per kitų metų registracijų skaičių.
Rezultatas: sklandžiai suplanuotas ir pravestas renginys nuo atidarymo iki apdovanojimų.
5. Kas po renginio (tęstinumas)
Hakatonai žlunga ne renginio dieną, o kitą pirmadienį. Todėl sprendimų perdavimas yra pamatinė mūsų paketo dalis, o ne papildomas priedas. Kiekvienas laimėjęs ar perspektyvus sprendimas gauna savininką, aiškų terminą (rekomenduojame dvi savaites) ir konkretų atsakymą: „imame“, „atidedame“ ar „atmetame“ (su aiškia priežastimi). Nelaimėjusios komandos taip pat gauna grįžtamąjį ryšį. Tylus nutylėjimas kainuoja per brangiai: kitą kartą geriausi žmonės tiesiog neužsiregistruos.
Rezultatas: sprendimų sąrašas su savininkais, terminais ir statusais; sutartas ir įvykdytas komunikacijos planas dalyviams bei įmonei.
Kaip vyksta ir kiek trunka hakatono organizavimas
- Startas (1 diena) – tikslai, iššūkių kandidatai, formatas ir apimtis.
- Pasiruošimas (3–6 sav.) – iššūkių aprašai, dalyviai ir komandos, mentoriai, teisėjai, vieta, šablonai, komandų repeticija.
- Renginys (1–3 dienos) – hakatono vykdymas.
- Perdavimas (1–2 sav.) – sprendimų perėmimas, konkretūs atsakymai dėl kiekvienos idėjos, komunikacija dalyviams.
Tipinė trukmė: nuo starto iki perdavimo – 6–10 savaičių. Procesą įmanoma suspausti iki keturių savaičių, tačiau tuomet trumpinamas pasiruošimo laikas, o būtent jis lemia galutinį rezultatą.
Lankstumas: imkite tik tai, ko reikia. Viso paketo imti nebūtina – apimtį galime dalyti pagal jūsų poreikį. Ką imame, o ką darote patys, aiškiai sutariame pačiame starte. Dažniausi siauresni variantai:
- Tik moderavimas ir vertinimas: renginį organizuojate patys, o iš mūsų reikia profesionalo, kuris veda salę, laiko ritmą ir užtikrina skaidrų vertinimą.
- Tik pasiruošimas: padedame išgryninti iššūkius, suformuoti komandas ir paruošti šablonus, o patį renginį vedate jūs.