Rodiklių lentelę turi daug įmonių – veikiančią rodiklių sistemą turi retas. Skaičiai renkami, bet niekas pagal juos nesprendžia. Matuojama tai, ką lengva išmatuoti, o ne tai, kas veda prie tikslo. Padedame sukurti pilną grandinę: nuo strategiją atspindinčių rodiklių iki stebėsenos rutinų ir motyvacinės sistemos – kad komanda matytų rezultatą, suprastų savo įtaką jam ir norėtų jį gerinti.
Įrankiai, kuriuos naudojame:
- Architektūra ir vizualizacija: KPI medis, rodiklių apibrėžimų kortelės (rodiklių pasai), veiklos švieslentės (Dashboards), OKR metodas.
- Stebėsena ir problemų sprendimas: ASAICHI rytiniai susirinkimai prie „baltųjų lentų“ (Whiteboards), nuokrypių valdymas (A3 formatas, „5 Kodėl“ / Ishikawa analizė), PDCA (Plan-Do-Check-Act) nuolatinio tobulinimo ciklas.
- Komandos įgalinimas: tikslais pagrįsti premijavimo (motyvacijos) modeliai.
Kam skirtas KPI valdymo diegimas
- Rodikliai renkami į ataskaitas, bet sprendimai priimami „iš nuojautos”.
- Kiekvienas padalinys matuoja savaip ir tais pačiais žodžiais vadina skirtingus dalykus.
- Darbuotojai nežino, nuo ko priklauso jų premija – arba premija nepriklauso nuo nieko.
- Vadovas rezultatus pamato mėnesio pabaigoje, kai koreguoti jau vėlu.
- Diegiate strategiją ir reikia ją paversti matuojamais tikslais.
Ką apima KPI valdymo diegimo paketas
1. Rodiklių išgryninimas
Nuo įmonės tikslų nusileidžiame iki padalinių ir procesų lygio – sudarome KPI medį, kuriame kiekvienas rodiklis turi aiškų ryšį su rezultatu, kurio siekiate. Kiekvienam rodikliui sukuriame apibrėžimo kortelę: apibrėžiame formulę, duomenų šaltinį, savininką, periodiškumą ir siektiną reikšmę. Griežtai atsisakome rodiklių, kurie matuojami tik „iš įpročio“.
Rezultatas: KPI medis ir apibrėžimų kortelės – pagaliau vienoda kalba visai įmonei.
2. Stebėsenos rutinos
Rodikliai pradeda veikti tik tada, kai gauna savo vietą kalendoriuje. Sukuriame duomenų surinkimo srautą bei švieslentes, o svarbiausia – įdiegiame susirinkimų ritmą. Tai trumpi kasdieniai ar savaitiniai komandų susitikimai prie „baltųjų lentų“ (Whiteboards / ASAICHI) ir mėnesinės rezultatų peržiūros su nuokrypių analize. Vadovus išmokome vesti šiuos susitikimus taip, kad jie truktų minutes, o ne valandas.
Rezultatas: veikiančios švieslentės ir susirinkimų ritmas, kuriame kiekvienas nuokrypis turi savo savininką ir konkretų veiksmą.
3. Motyvacinė sistema
Rodiklius susieti su atlygiu galima, bet nebūtina – pirminė jų paskirtis yra padėti matyti kryptį ir laiku priimti sprendimus. Jei nusprendžiate juos susieti, tai darome tik tada, kai rodikliai stabiliai matuojami bent kelis ciklus. Sukuriame premijavimo modelį, paskirstome tikslų svorius, nustatome ribas bei saugiklius nuo „žaidimo rodikliais“. Sistema turi skatinti bendrą komandos ir įmonės rezultatą, o ne vien individualius skaičius.
Rezultatas: pasirinkus susiejimą – aiški, komandai suprantama premijavimo tvarka, susieta su tais pačiais rodikliais, kuriuos žmonės mato kasdien.
Kaip vyksta ir kiek trunka KPI valdymo diegimas
- Diagnostika (1–2 sav.) – esamų rodiklių, ataskaitų ir duomenų šaltinių peržiūra.
- Rodiklių išgryninimas (3–5 sav.) – praktinės dirbtuvės su vadovais ir padaliniais.
- Rutinų paleidimas (4–8 sav.) – švieslentės, susirinkimų ritmas ir praktinis įgyvendinimo palaikymas pirmuosiuose susitikimuose.
- Motyvacinė sistema (jei pasirenkama) – diegiama po 1–2 stabilių matavimo ciklų, kai surinktais duomenimis jau pasitikima.
Tipinė trukmė iki veikiančių rutinų: 2–4 mėnesiai.