Sertifikatas dar nereiškia, kad sistema veikia. Per kelerius metus pasikeičia procesai, struktūra ir žmonės, o dokumentacija lieka tokia, kokia buvo parašyta pirmam auditui – ir kiekvienas priežiūros auditas virsta skubiu jos atnaujinimu. Įvertiname jau veikiančią ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 ar ISO/IEC 27001 vadybos sistemą: kiek ji atitinka standartą ir kiek – jūsų realią veiklą. Tada kartu ją sutvarkome, kad sistema vėl padėtų valdyti organizaciją, o ne tik atlaikytų auditą.
Ką vertiname ir kaip:
- Dviguba atitikties patikra: dokumentus lyginame ir su standarto reikalavimais, ir su tuo, kaip darbas vyksta iš tikrųjų – interviu, įrašų peržiūra ir stebėjimas vietoje.
- Radinių prioritetai: neatitiktis ir pastebėjimus rikiuojame pagal riziką ir poveikį veiklai, ne pagal standarto skyrių eilę – pirma tai, kas svarbiausia.
- Šakninių priežasčių analizė: pasikartojančioms neatitiktims taikome „5 Kodėl“ ir Ishikawa diagramą, kad korekciniai veiksmai šalintų priežastį, o ne pasekmę.
Kam skirtas ISO vadybos sistemų atitikties vertinimas
- Sistema gyvena tik prieš auditą: kasdien dirbama savaip, o įrašai pildomi ir procedūros prisimenamos likus kelioms savaitėms iki auditoriaus vizito.
- Dokumentacija nebeatitinka veiklos: pasikeitė struktūra, procesai, produktai ar veiklos vietos, o procedūros ir rizikų vertinimas liko seni.
- Artėja priežiūros ar pakartotinio sertifikavimo auditas: norite iš anksto žinoti, ką gali rasti auditorius, ir turėti laiko tai sutvarkyti.
- Tos pačios neatitiktys kartojasi: kiekvienas auditas randa panašių dalykų, o korekciniai veiksmai uždaromi popieriuje, bet nepakeičia darbo.
- Pasikeitė reikalavimai arba žmonės: reikia pereiti prie naujos standarto redakcijos, arba išėjo sistemą prižiūrėjęs žmogus – ir kartu su juo dalis žinių.
Ką apima ISO vadybos sistemos vertinimo ir tobulinimo paketas
1. Atitikties vertinimas
Vertiname sistemą taip, kaip ją vertintų auditorius, tik su kitu tikslu – ne nuspręsti, o rasti tai, ką dar spėsite pataisyti. Peržiūrime taikymo sritį, politiką, tikslus, rizikų ir galimybių vertinimą, procedūras bei įrašus, kalbamės su vadovais ir procesuose dirbančiais žmonėmis, stebime darbą vietoje. Kiekvieną radinį pagrindžiame įrodymu ir nurodome, kokio standarto reikalavimo jis liečia.
Rezultatas: atitikties ataskaita su radiniais, surikiuotais pagal svarbą.
2. Sistemos peržiūra ir supaprastinimas
Dokumentaciją suderiname su tuo, kaip organizacija dirba šiandien: atnaujiname procedūras po struktūros ar procesų pokyčių, peržiūrime taikymo sritį, atsisakome dokumentų, kurių niekas nenaudoja. Jei keitėsi standarto redakcija, parengiame perėjimo planą. Dažnai didžiausias darbas yra ne parašyti daugiau, o palikti tik tai, kas realiai naudojama.
Rezultatas: atnaujinta, realią veiklą atspindinti dokumentacija be perteklinių dokumentų.
3. Neatitikčių šalinimas ir tobulinimas
Pasikartojančioms neatitiktims ieškome šakninių priežasčių ir kartu su atsakingais žmonėmis parengiame korekcinius veiksmus, kurie keičia darbą, o ne tik dokumentą. Peržiūrime sistemos tikslus ir rodiklius, kad vadovybė matytų, ar sistema duoda naudos, o ne tik ar ji egzistuoja.
Rezultatas: korekcinių veiksmų planas su atsakomybėmis ir įgyvendinti prioritetiniai pakeitimai.
4. Pasirengimas priežiūros ar pakartotinio sertifikavimo auditui
Atliekame vidaus auditą ir padedame pravesti vadovybinę analizę – abu yra privalomi standarto reikalavimai. Pagal poreikį dalyvaujame audite, o jei auditorius nustato neatitikčių, padedame jas pašalinti per sertifikavimo įstaigos nustatytą terminą. Sprendimą dėl sertifikato priima nepriklausoma įstaiga – mes padedame jam pasirengti.
Rezultatas: auditui parengta sistema, atliktas vidaus auditas ir vadovybinė analizė, pagalba šalinant audito metu nustatytas neatitiktis.
5. Sistemos palaikymas
Pasirinktinai – ilgesnis bendradarbiavimas, kad sistema nenutoltų nuo realybės iki kito audito: periodiniai vidaus auditai, vadovybinės analizės parengimas ir sistemą prižiūrinčio žmogaus parengimas, kad jis galėtų tęsti darbą savarankiškai.
Rezultatas: vidaus auditų grafikas ir žmogus organizacijoje, gebantis sistemą prižiūrėti pats.
Kaip vyksta ir kiek trunka ISO vadybos sistemos vertinimas
- Startas (1 diena) – taikymo srities, standartų ir artimiausio audito datos sutarimas, dokumentų užklausa.
- Atitikties vertinimas (2–4 sav.) – dokumentų peržiūra, interviu, stebėjimas vietoje ir ataskaita.
- Tobulinimas (1–3 mėn.) – dokumentacijos suderinimas, korekciniai veiksmai, vidaus auditas ir vadovybinė analizė.
- Auditas ir po jo – pagalba audito metu ir šalinant nustatytas neatitiktis; pasirinktinai – palaikymas iki kito audito.
Terminai orientaciniai: vienos sistemos vertinimas vienoje veiklos vietoje trumpesnis, integruotos sistemos ar kelių padalinių – ilgesnis. Tikslią apimtį ir terminą sutariame po vertinimo, kai matyti radinių kiekis. Jei auditas jau suplanuotas, kreiptis verta likus bent 2–3 mėnesiams – tada lieka laiko ne tik rasti spragas, bet ir jas pašalinti.