KPI rodiklis yra jau tapęs bendriniu žodžiu daugelio įmonių veikloje, beveik kiekvienos grandies darbuotojas gali įvardinti, kokie yra jo tiesioginės veiklos KPI‘sai. Šiuos rodiklius naudoja skirtingo profilio bei dydžio įmonės. Tik neretai, nesistemiškas verslo valdymas, gali įnešti daugiau painiavos nei aiškumo.
Šiame straipsnyje pateikiame pagrindines sąvokas, susijusias su įmonės veiklos efektyvumo rodikliais. Kokią naudą šie rodikliai duoda įmonei? Ar visada KPI rodikliai atneša naudos? Kokios dažniausiai pasitaikančios KPI rodiklių diegimo klaidos?
Kas yra KPI rodiklis?
KPI lietuviškai yra pagrindinis veiklos rodiklis (angl. key performance indicator). KPI rodiklis – tai išmatuojama vertė, parodanti kaip įmonė siekia savo tikslo. Tai gali būti proceso ar užduoties įvertis. KPI suteikia aiškų vaizdą apie tai, kaip gerai veikia verslas įvairiose srityse: pardavimai, klientų pasitenkinimas, veiklos efektyvumas, darbuotojų įsitraukimas ir kt.
Stebėdami ir vertindami šiuos rodiklius gauname vertingų įžvalgų apie tai, kas veikia gerai ir kur reikia patobulinimų.
Kalbant apie KPI, pastarasis turi atitikti keletą pagrindinių kriterijų:
Kiekybinis įvertinimas: KPI yra skaitinio pobūdžio rodiklis, todėl jį galima lengvai išmatuoti ir palyginti laikui bėgant. Tai leidžia įmonėms stebėti pažangą ir priimti duomenimis pagrįstus sprendimus.
Suderinimas su tikslais: KPI yra strateginio valdymo dalis. Tai tarsi tiltas tarp strateginių tikslų ir kasdieninės įmonės veiklos.
Aktualumas: KPI turi būti susijęs su konkrečia pramonės šaka ir verslo modeliu. Tai, kas vienai įmonei gali būti kritinis rodiklis, kitai gali būti ne toks svarbus. Todėl svarbu nustatyti konkrečiam verslui svarbius KPI rodiklius.
Matuojamas laiko intervalais: KPI paprastai matuojamas tam tikrais laikotarpiais, pvz., kas mėnesį, kas ketvirtį arba kasmet. Tai padeda sekti veiklos tendencijas ir nustatyti tobulinimo sritis.
Veiksmingumas: KPI turi suteikti realių įžvalgų, ir turi ne tik nurodyti našumą, bet ir pasiūlyti galimas tobulinimo ar optimizavimo sritis.
Susitarimas: aptariant tuos pačius KPI skirtinguose skyriuose, reikia susitarti apie ką kalbame, kad išvengtume nereikalingų diskusijų (pvz., pardavimai – ar tai nupirktos prekės (kurios rezervuotos) ar tos už kurias sumokėta, ar iš sandėlio išsiųstos prekės, o gal parduotos prekės įvertinus grąžinimus? Antra, tai, kada tas KPI yra paimamas iš duomenų bazių, pvz.: penktadienio 16 val. duomenys)
Tinkami KPI rodikliai leidžia įvertinti, kaip įmonei sekasi siekti savo užsibrėžtų strateginių tikslų, nustatyti stipriąsias ir silpnąsias puses, bei priimti pagrįstus sprendimus, labiausiai atitinkančius tos dienos verslo poreikius.
Kokios yra KPI rodiklių grupės?
KPI nėra vienas dydis, KPI rodiklių yra daug ir įvairių, priklausomai nuo verslo modelio, įmonės strategijos ir pan. KPI rodikliai skirstomi į dvi pagrindines grupes: kokybės KPI ir kiekybės KPI.
Kokybės KPI
Kokybės rodikliai parodo, kaip gerai atliekame darbą, teikiame paslaugą, kitais žodžiais tariant – tai kokybės kontrolė. Kokybės KPI rodiklių pavyzdžiai gali būti:
Kokybės KPI rodikliai padeda tiksliai sureguliuoti procesus ir tiekti produktus ar paslaugas, kurie atitinka ar viršija numatytus standartus.
Kiekybės KPI
Kiekybės KPI orientuojami į veiklos apimtis, t.y. kiek pagaminame, parduodame, uždirbame per tam tikrą laiką:
Stebėdami šiuos rodiklius užtikriname, kad neatsiliksime nuo paklausos ir efektyviai naudosime išteklius.
Įmonėje turi būti vertinami tiek Kokybės KPI, tiek ir Kiekybės KPI rodikliai, t.y. turi būti balansas, tik tokiu atveju įmonė galės pasiekti reikšmingų rezultatų, vykdyti veiklą stabiliai ir augti. Svarbus kiekis, kurį pagaminame, svarbios pajamos, kurias uždirbame, svarbi paslaugų ar produktų kokybė ir taip pat labai svarbus klientų bei darbuotojų įvertinimas, rekomendacijos.
Pasekmės KPI ir priežasties KPI
Pagal tai, kurią veiklos proceso dalį matuojame, KPI rodiklius dar galima skirstyti į priežasties ir pasekmės rodiklius. Norint įsivesti rodiklių stebėjimo sistemą ir pradedant matuoti rodiklius, neretai pradedama nuo globalių rodiklių, svarbių įmonei, pvz.: pardavimų pajamos per mėnesį/ ketvirtį/ metus. Ir kol numatytas rodiklis yra pasiekiamas, gilintis į smulkesnius procesus paprastai nereikia. Tačiau kai pradedame atsilikti nuo šio rodiklio, reikia analizuoti, dėl kokios priežasties tai įvyksta ir tuomet jau kalbame apie priežasties rodiklius, pvz.: kiek klientų aptarnaujame ar kiek užsakymų apdorojame per mėnesį, kiek laiko skiriame vieno kliento aptarnavimui ir pan.
Labai svarbu įvardinti konkretų tikslą, kurį norime pasiekti ir kaip nustatytas rodiklis padės tai padaryti.
Įmonės veiklos sričių rodikliai
Tai labiau žinomi ir įmonės veikloje naudojami KPI rodikliai, kurie įvertina, kaip sekasi siekti konkrečios veiklos rezultatų.
Finansiniai rodikliai (KPI)
Pajamos, pelno marža, piniginiai srautai ir investicijų grąža. Finansiniai KPI parodo verslo fiskalinę būklę. Šie rodikliai svarbūs priimant lemiamus sprendimus dėl biudžeto, investicijų ir finansinių strategijų.
Rinkodaros KPI
Konversijų rodikliai, paspaudimų rodikliai, klientų įgijimo išlaidos ir viso kliento vertė – jie padeda suprasti rinkodaros veiksmų efektyvumą.
Veiklos efektyvumo rodikliai (KPI)
Atsargų apyvarta, gamybos ciklo laikas, klientų užsakymų įvykdymas, vėluojantys užsakymai. Veiklos KPI atskleidžia įmonės veiklos efektyvumą ir produktyvumą.
Pardavimo KPI
Pardavimo pajamos, konversijų rodiklis, vidutinis sandorio dydis. Tai įžvalgos apie pardavimų komandos efektyvumą ir bendras verslo galimybes generuoti pajamas.
Klientų aptarnavimo KPI
Klientų pasitenkinimo balai, klientų rekomendavimo indeksas (NPS), atsakymo į klientų užklausas laikas. Šie rodikliai parodo, kaip gerai aptarnaujame savo klientus.
Darbuotojų veiklos KPI
Darbuotojų kaitos rodiklis, darbuotojo produktyvumas, darbuotojo mokymo efektyvumas. Darbuotojų veiklos KPI įvertina darbo jėgos našumą, pasitenkinimą darbu, organizacinę kultūrą.
Kokia yra KPI rodiklio nauda?
Išaiškinome, jog egzistuoja daug ir įvairių rodiklių, kuriais galime matuoti bendrus įmonės rezultatus, matyti atskirų veiklos sričių pasiekimus ar nesėkmes. Taigi kokia yra KPI rodiklių nauda ir kokia įtaką jie turi verslo sėkmei?
Pagrįstų sprendimų priėmimas
KPI naudojami kaip verslo strateginio valdymo pagalbinės priemonės. KPI rodikliai – konkretūs duomenys, leidžiantys priimti pagrįstus sprendimus. Turėdami šią informaciją, galime greitai įvertinti, kas veikia, o kas ne, ir prireikus atlikti pataisymus.
Didesnė atskaitomybė
KPI neleidžia nukrypti nuo tikslų ir visus laiko atskaitingais už savo veiklą. Kai darbuotojai žino, kad jų indėlis yra matuojamas, tai skatina atsakomybės ir nuosavybės kultūrą. Tai savo ruožtu lemia didesnį produktyvumą ir įsitraukimą.
Prioritetų nustatymas
KPI padeda sumažinti kasdieninės veiklos triukšmą ir atsižvelgti į tai, kas tikrai svarbu. Šiais rodikliais matuojamos pagrindinės sritys, kurios daro tiesioginę įtaką verslo tikslams. Žinant prioritetus galima tikslingai paskirstyti išteklius ir pastangas ten, kur jie turės didžiausią poveikį.
Strateginių tikslų ir kasdieninės veiklos suderinimas
KPI užpildo atotrūkį tarp strateginių tikslų ir kasdienės veiklos. KPI rodikliai užtikrina, kad kiekvienas veiksmas prisidėtų prie didesnių tikslų siekimo. Šis suderinimas yra labai svarbus norint išlaikyti veiklos kryptį ir vientisumą.
Ankstyvo įspėjimo sistema
KPI yra tarsi išankstiniai įspėjamieji signalai, kurie įspėja apie galimas problemas, kol jos neperauga į realias problemas. Nesvarbu, ar tai būtų pardavimų sumažėjimas, ar klientų skundų padidėjimas, KPI įspėja, kad turėtumėte imti aktyvių veiksmų problemų sprendimui. Dažnai praėjusių metų rezultatai apžvelgiami organizuojamų strateginių sesijų metu. Visgi jei rodiklius vertinsime tik kartą ar kelis kartus metuose, galime nusivilti, kad jų nepavyko pasiekti. Dėl šios priežasties reguliarus rodiklių stebėjimas ir koreguojantys savalaikiai veiksmai leidžia laiku sureaguoti į besikeičiančią situaciją ir imtis veiksmų ją pagerinti.
Kokios yra dažniausios KPI rodiklių diegimo ir valdymo klaidos?
KPI diegimas įmonės veikloje yra teigiamas ir siektinas dalykas, dažniausiai noras diegti KPI rodiklius atsiranda įmonėms pasiekus tam tikrą brandą ar susidūrus su pasikartojančiomis problemomis, kurių nepavyksta išspręsti.
KPI rodikliai yra puikus įrankis stebėti kasdieninę veiklą ir pasitelkus duomenis imtis veiksmų situacijai pakeisti. Tik kartais, KPI rodikliai nepadeda gerinti įmonės veiklos. Panagrinėkime dažniausiai matomas KPI rodiklių diegimo ir valdymo klaidas.
Per daug KPI rodiklių
Viena dažniausių klaidų įmonės valdyme – per didelis KPI rodiklių kiekis. Daugiau ne visada yra geriau, ypač kai kalbama apie KPI. Bandymas sekti kiekvieną įmanomą rodiklį gali sudaryti informacijos perteklių. Vietoj to rekomenduojame sutelkti dėmesį į keletą pasirinktų KPI rodiklių, kurie tiesiogiai atitinka išsikeltus verslo tikslus.
Netikslūs duomenys
Pasitikėjimas netiksliais arba neišsamiais duomenimis gali lemti klaidingus sprendimus. Labai svarbu užtikrinti, kad duomenys, kuriuos naudojame skaičiuodami KPI, būtų patikimi ir reguliariai atnaujinami.
Konteksto ir lyginamosios analizės nepaisymas
Vien skaičiai gali būti apgaulingi. Neturint konteksto ar palyginimo duomenų, sunku įvertinti, ar KPI yra geras, ar blogas. KPI reikia vertinti verslo aplinkos kontekste: pramonės šakos standartai, ankstesnio laikotarpio našumas ir pan.
Pagrindinių rodiklių ignoravimas
Kaip ir minėjome rodiklių diegimas ir vertinimas leidžia išvengti kasdienio „triukšmo“, visgi net ir turint rodiklius galima pasiklysti tarp jų gausos ir reaguoti į didžiausią „stresą“ keliančius KPI.
Vėluojantys (pasėkmės) rodikliai parodo, kas nutiko praeityje ir tuo metu jie atrodo itin svarbūs, kadangi reikia spręsti situaciją čia ir dabar. Tuo tarpu priežasties rodikliai suteikia žvilgsnį į ateitį. Juos reiktų parinkti atsižvelgiant į strateginio planavimo procesą. Jei nepaisome pagrindinių rodiklių, prarandame galimybę imtis iniciatyvos. Norint visapusiškai valdyti įmonės veiklą, reikia subalansuoti abiejų tipų KPI.
KPI vertinimas ir valdymas – vadovų privilegija
KPI neturėtų būti išskirtinė vadovų sritis, ar dar blogiau įrankis bausti ar kritikuoti darbuotoją. Kiekvienas organizacijos narys turi aiškiai suprasti su jų atliekamu darbu susijusius KPI. Tai ne tik skatina atsakomybės jausmą, bet ir užtikrina, kad visi siektų tų pačių tikslų.
Darbuotojas taip pat turi turėti galimybę teikti įžvalgas bei rekomendacijas rezultatų siekimo ar KPI tobulinimo klausimais.
Nustatėte KPI ir pamiršote apie juos
Verslo aplinka yra dinamiška, kaip ir KPI. Tai, kas svarbu šiandien, rytoj gali būti ne taip svarbu. Reguliari KPI peržiūra ir koregavimas yra labai svarbūs siekiant užtikrinti, kad jie atitiktų besikeičiančius verslo tikslus.
KPI rodiklis ir subalansuotų tikslų sistema
KPI rodiklių įvedimas į įmonės veiklos stebėseną suteikia saugumo jausmą, jog situacija yra kontroliuojama ir valdoma. Visgi neretai rodiklių sukuriama tiek daug, jog nebeaišku, kurie rodikliai yra svarbūs. Neretai prioritetai skiriami daugiausiai atgarsių, atsiliepimų ar nusiskundimų sulaukiančioms sritims ir tas veiklas matuojantiems KPI rodikliams, tačiau ne visada šie rodikliai yra svarbiausi įmonės mastu.
Taigi situaciją vertinant iš LEAN perspektyvos, į viską reikia žiūrėti sistemiškai. KPI rodikliai turi būti subalansuotos tikslų sistemos atsipindys: dalis rodiklių turi būti susiję su finansais; dalis – vertinti darbuotojų našumą, įsitraukimą; dalis – matuoti ir valdyti procesus. Ir svarbiausia, jei šių rodiklių pakanka pasiekti išsikeltus strateginius tikslus, papildomų rodiklių įvesti nereikia. Vienam įmonės skyriui pakanka sekti ir valdyti 5-7 rodiklius.
Planuojate savo įmonėje įsidiegti KPI rodiklių sistemą? Svarstote, kurie rodikliai būtų tinkamiausi?
Susisiekite su mumis ir aptarkime jūsų situaciją drauge.
